Organizmadan Organizasyona

organizasyonAynen doğadaki organizamaların oluşumunda beş ana kademe varsa (1.hücre, 2.doku, 3.organlar, 4.organ sistemleri, 5.organizma), genel olarak şirketlerde ister beyaz, ister mavi yaka kademelendirme çalışmaları da beş basamak prensibi üzerinden geliştirilir.

Beyaz Yaka ….. – Mavi Yaka(Üretim)
1. Eleman/Memur/Tekniker – İşçi
2. Uzman/Mühendis – Foreman
3. Şef/Sorumlu/Yönetmen – Vardiya Şefi/Amiri
4. Müdür – Usta
5. Genel Müdür – Ustabaşı

Yukarıdaki beşli kademelendirmeyi okuyunca birçok profesyonelin kafasından bizim şirkette şu pozisyon, bu ünvan var gibi haklı düşünceler geçmiştir. Olabilir ancak şirketlerin sağlıklı büyümeleri için olası organizasyonel gelişim süreçlerinde sisteme sokacakları ünvanları veya “yardımcılık, direktörlük” gibi ara kademeleri bu beşli yapı kapsamında kurgulamaları yerinde olacaktır.

Sağlıklı yürütülen organizasyonel gelişim süreçlerinin birebir yansımasını kurumun adil ücretlendirme sisteminde görebiliriz. Pozisyonu, nitelik ve yetkinlikleri çerçevesinde kimin hangi ana veya ara kademede ne gibi bir ücrete tabii olacağı, nasıl terfi alabileceği, hangi zam oranlarının uygulanacağı nettir. 21. yüzyüıl’da her ne kadar ücretlendirmede bireysel performans giderek daha ön plana çıksa da, kurumların organizasyonel alt yapılarının sağlam olması üst yapıdaki esnek uygulamaları daha kolay hayata geçirilebilir kılacaktır.

Beşli kademelendirmenin üçe düşürülmesi, yani organizasyonun yalınlaştırılması özellikle küçük işletmelerde veya proje bazlı çalışan, inovasyon ağırlıklı sektörlerde rahatlıkla uygulanabilir, uygulanması daha uygun da olabilir. Ancak kurumların çapı büyüdükçe durum değişmektedir. Yalın yapılanmayı tercih etmek, “ünvan” ile çok motive olan ve sürekli ünvan beklentisi içindeki ülkemiz işgücüne yönelik önemli bir motivasyon ve verimlilik enstrümanını kaybetmek anlamına gelecektir.

Sosyal Yaşamda İnsan Kaynakları Uygulamaları

1607_social

Dün Kaynağım İnsan’nın Soru/Cevap bölümüne okurum Cansu çok güzel bir soru bırakmış. Ona cevap verdikten sonra kendi kendime “neden bu konuyu blogumun ana bölümüne taşımıyorum?” diye sordum ve şu an okumakta olduğunuz yazıyı yazmaya karar verdim.

Genelde şirketlerde çalışanların bir türlü anlamadıkları veya anlamak için çaba göstermedikleri bir konudur İnsan Kaynakları Uygulamaları. Nedir bu uygulamalar, ne işe yarar? ve en önemlisi, Cansu’nun sorusu “Sosyal yaşamda karşılaştığımız İnsan Kaynakları Uygulamaları hangileridir?

Yazayım.

Başta İnsan Kaynakları uygulamalarını sıralayalım ve ardından beraber düşünelim;

İşe alım ve oryantasyon
Performans ve Hedef Yönetimi
Yetenek Yönetimi
Eğitim
Kariyer Yönetimi / Koçluk
Ödül Yönetimi
Ücret Yönetimi
Sosyal Hak ve Faydalar
İletişim
Motivasyon
Organizasyonel gelişim
Değişim Yönetimi

Sosyal hayatımızda sanırım karşımıza çıkan en önemli uygulama devletin vatandaşlarına sağlamak zorunda olduğu sosyal hak ve faydalar. Devlet vatandaşlarına sağlık, eğitim ve güvenlik hizmetlerini vermek zorundadır. Şirketlerde kendi bünyeleri, imkanları çerçevesinde çalışanlara farklı sosyal hak ve faydalar sağlıyor; özel sağlık sigortası, lojman, araba, cep telefonu, vs. gibi.

Bunun dışında iletişim ve motivasyon sosyal hayatımızda da her an kullandığımız, ihtiyaç duyduğumuz iki uygulama. Sosyal yaşamda da sağlıklı ilişkiler kurabilmek için iletişim kanallarımızı ve araçlarımızı doğru ve etkin kullanmak zorundayız. Sosyal hayatımızda da kendimi ve çevremizi motive edecek araçlar, yollar, yöntemler bulmak zorundayız hayatı yaşanır ve gelişir çizgide tutabilmek için.

Ve elbet eğitim sosyal hayatımızın bir vazgeçilmezi. Bilinçli birey hayatı boyunca kendini geliştirmek için bireysel eğitimi üzerinde titizlikle çalışmak zorundadır. Eğitim seviyesi arttıkça yaşam kalitesi ve beklentiler artar.

İşe alım, oryantasyon, performans ve hedef yönetimi bu terminolojiyle karşımıza çıkmasa bile aslında sosyal yaşamımızda da bizimledir. Bir arkadaş ortamına girdiğimizde o insan kitlesine kendimizi benimsetmeye çalışırız. Kabul edilmeyi isteriz. Bu aslında bir parça işe alıma benzetilebilir. Sonunda ücret yoktur elbet ama güzel paylaşımlar bu kabul edilmişliğin karşılıdır. Performans ve hedef değerlendirme ise zaten sosyal hayatlarımızda olmazsa olmaz iki uygulama. Her an ayna karşısında kendimizi sorgularız “ben ne yaptım, ne yapamadım, neler yapabilirim” … bunlar aslında başlı başına bireysel performansımızı ve hedeflerimizi sorgulamamızdır. Hedef koymak bir tek iş değil, sosyal hayatımızın bir parçası olmak zorundadır. Hedef çeşitleri üzerine Kaynağım İnsan’da iki yazım da var; Hedef Koymak I ve  Hedef Çeşitliliği ve Motivasyon

Kariyer Yönetimi/Koçluk ve organizasyonel gelişim ise belki ünvan yapılanmaları itibariyle sosyal hayatımızda yok ama onu çok etkiler. Bir genel müdür olduğunu duyduğumuz kişiye tutumumuz ile daha küçük ünvanlı bir tanışığa gösterdiğimiz ilgi düzeyi farklıdır. Genel müdürün gerek niteliksel, gerek yetkisel gelişmişliği kurduğu sosyal ilişkiler boyutuna da mutlaka yansır.

Yetenek Yönetimi sosyal hayatımızda kendini hobilerimiz, ilgi alanlarımızın çeşitliliği ve kişilerarası ilişkilerimiz olarak birebir gösterir. Yeteneklerimizi besleyen ana unsurdur iş harici ilgi alanları ve hobilerimizdir. Bilinçli İnsan Kaynakları Uzmanları bütün çalışanlara şiddetle birer hobi sahibi olmaları, ilgi alanlarını genişletmeleri, geliştirmeri yolunda telkinlerde bulunur çünkü yetenekler bireyin kendisini ifade edebilerek hayata pozitif yaklaşımındaki en önemli aktördür ve bizler kendimizdeki yeteneklerimizi keşfetmenin yollarını çoğunlukla başta sosyal yaşantımızda açarız.

Değişim yönetimi ise yine her bireyin sosyal hayatında da bir değişmezi. Hepimiz her an kendimizi iyi yönde değiştirecek, geliştirecek arayışlar, çalışmalar, eğitimler, ilişkiler içindeyiz.

Sözün özü, İK uygulamalarının birebir ücret yönetimi hariç hepsi ile günlük hayatımızda da birlikteyiz, onları görmemezlikten, bilmemezlikten gelmeyelim, bu disiplini benimseyelim, uygulamaların bir parçası olalım.

😀

İş Değerlendirme

İŞ DEĞERLE(NDİR)ME TEKNİĞİ

Eğer sağlıklı bir İK sistemi kurmak istiyorsanız iş değerle(ndir)me prensiplerini sisteminizin temeli yapmak zorundasınızdır. Bir işletmenin herhangi bir iş değerlendirme altyapısı oluşturmadan İşe Alım, Performans Değerlendirme, Eğitim, Kariyer Yönetimi, Ücretlendirme gibi süreçleri devreye sokması, çıkacak sonuçların doğruluğu, adaletliliği ve inandırıcılığını büyük ölçüde düşürür. İskeleti olmayan bir insanın sağlıklı olduğuna inanmak gibi. İş değerle(ndir)me tekniği vasıtsıyla işletmenizin iş süreçlerini analiz eder, mevcut beyaz veya mavi yaka bütün pozisyonların farklı parametreler çerçevesinde bu süreçler içindeki rolleri üzerinden incelenmesini ve sayısal değerlerle ifadelendirilmesini sağlarsınız.

İşletmeler basit bir iş değerle(ndir)mesi yapısı da kurabilirler, kompleks de. Bu reelde bulunulan sektör, işletmenin hacmi ve ihtiyaçları, yönetimsel yaklaşımla ilgilidir. İnsan Kaynakları bölümlerinin dikkat etmesi gereken ana konu kağıt üstünde yürüyen İK süreçlerinden ziyade Türk insanının yapısını kavrayan, üstüne bir iki beden büyük/küçük gelmeyen değerle(ndir)me/analiz sistemlerini yaratabilmektir.

Bir diğer konu ise yaratılan, işletilen sistemlerin sürekli güncellenmesi, geliştirilmesidir. Aynen işletmelerin sürekli gelişimi, değişimi gibi, hareket noktası insan, verimlilik ve motivasyon olan insan kaynakları teoreminin ‘mutlak’ kabul edilebilecek hiçbir noktası yoktur. Bu biz İnsan Kaynakları profesyonellerine sınırsız bir hareket serbestisi getirir, eğer bu özgürlüğün anlamını çözebilirseniz.

Aşağıda İş Değerle(ndir)mesi tekniğinde baz alınabilecek ana kriterler, onların alt başlıkları paylaşılmıştır. Benim projem bütünde bir pozisyona aşağıdaki kriterler kapsamında 400’ü aşkın soru yöneltmekte ve her bir soruya aldığı yanıtlardan sayısal değerlere ulaşmaktadır. Bu 400’ü aşkın sorunun hepsinin cevaplanması sonrasında bir pozisyonun zorluk katsayısı tespit edilebilmektedir. Bu katsayı ve sorularınıza aldığınız cevaplar işe alacağınız insan kaynağının gereklilik, nitelik ve yetkinliklerinde, kuracağınız Performans Değerlendirme sisteminizde, eğitim ihtiyaçlarınızın tespitinde, kariyer planlamalarınızda, ücretlendirme politikanızda yol haritanızı ortaya çok net çıkarabilmektedir. Ancak itiraf edebilirim, benim bu projem komplekstir ve uygulanması da oldukça zordur, sabır ister. Ciddi yönetimsel katılım ve proje süresince konsantrasyon gerektirir. Üst yönetimin fiilen iştirak etmediği bu tip projelerin hayata geçmesi de imkansızdır. Bu imkansızlığın nedeni ise sayısal değerlerin, skalaların tespitinde ana çalışan proje ekibinin yöneticiler olmasıdır. Bu proje her yöneticiye kendisinin ve ekibinin işini sayılarla ifade edebilme yolunu açar, ifade etmekten kaçınanı ise ifade etmek zorunda bırakır. Kısacası iş değerle(ndir)mesi projeleri alt kadrolar değil, tam tersi üst kadrolardan kurulacak proje ekibi ile yürütülür. Proje ekibinin as üyesi ise genel müdürün ta kendisidir.

İş Değerle(ndir)me

1. Sorumluluk

a. Ekip/taşaron çalışanların yönetimi
b. Ekipman
c. Stoklar
d. Bina /arsa
e. Finansal konular
f. Hareket / karar alma serbestisi
g. Öneri / tavsiyeler
h. Etki

2. Bilgi

a. Bilgi alanları
b. Nitelikler
c. Tecrübe
d. Yetenekler

3. Zihinsel yetenekler

a. Bilgi ortamı
b. Rol karmaşıklığı / zorluğu
c. Yaratıcılık / inovasyon

4. İletişim

a. İletişim ağı
b. Sözlü
c. Yazılı

5. Çevresel Faktörler

a. Çalışma koşulları
b. Zorluklar / tehlikeye maruz kalma
c. Fiziksel gereklilikler
d. Fazla mesai / Boş vakitlerin kesilmesi

Yapılanma – orta ölçek

Üretimi olan orta ölçekli bir şirketin yapılanması :

Genel Müdür

1) Satış (müdür ve alt kadro, CRM)
aa) Pazarlama (Marka Yönetimi)

2) İşletme (GM Yardımcısı )
aa) Üretim – AR-GE ( müdür ve alt kadro + 4-6 stajyer )
bb) Lojistik & Planlama (müdür + 1 stajyer ) A) Satınalma (Sorumlu + 1 stajyer ) B) Planlama ( sorumlu + 1 stajyer ) C) Depo-Sevkiyat ( Sorumlu + 1 stajyer )

3) Kalite Yönetimi ( Sorumlu, min 2 kişi+ 1 stajyer ) -herhangi bir kalite belgesi var ise –

4) Mali İşler ( genel muh, maliyet muh., bütçe, finans )( Şef, min 3 kişi + 2 stajyer)

5) İnsan Kaynakları ve Personel ( Sorumlu, 2 kişi+ 1 stajyer ) aa) Bilgi İşlem (outsourced+1 donanımcı+1 stajyer )

Çalışan kademelendirmesi ( piramidi ):

GM – GMYard
Müdür – M.Yard( üniversite mezunu, 8 yıl ve üstü tecrübe )
Şef/Sorumlu ( üniversite mezunu, 5 – 7 yıl tecrübe / lise mezunu, 8 – 10 yıl tecrübe
Uzman – Uzman Yard. ( üniversite mez. – yeni mezun,0 – 5 yıl tecrübe / lise mez, 5 yıl üstü tec
Memur/ Eleman ( lise mezunları, 0 -5 yıl tecrübe )

Adım adım düşünüyoruz …

1) Şirketin vizyon ve misyonu nedir ?
2) Şirketin kısa, orta, uzun vadeli stratejik hedeflerini belirleyebilecek veri mevcut mu, veri akışı var mı? ( yıllara göre satışlar, maliyetler -hammadde, yard+ sarf malz, yatırım, insan, yönetim-, vs. )
3) Kısa, orta, uzun vadeli ciro, karlılık ve yatırım hedefleri neler ?
4) Şirketin ana süreçleri net mi? Verimlilik kriterleri belirli mi ? Öngörülen – fiili verimlilik raporlamaları yapılıyor mu?
5) İletişim ( şirket içi ve dışı veri akışı ve kişiler arası iletişim için hangi kanallar kullanılıyor ? MRP, ERP, mali işler, İK, personel yazılımları, outlook vs. : MIS – Management of Information Systems)
6) Yıllara göre karşılaştırmalı satış rakamları, karlılık
7) Marka yönetimi ( SWAT analizleri, piyasa konumlandırması, rakipler, vs)
8) CRM ( Müşteri memnuniyeti nasıl ölçülüyor, kriterleri belirli mi ? Termin sürelerine uyum, tam teslim, şikayetlere geri dönüş, komple çözümler üretebilme, etkin tanıtım, anket,vs. )
9) Tedarikçi portföyü ve değerlendirmesi yapılıyor mu?
10) Maliyetler sağlıklı takip edilebiliyor mu?
11) Dinamik bütçe
12) Her bölümün ve çalışanın görev, yetki ve nitelikleri belirli mi ?
13 ) Yukarıda yazan bunca işi yapabilecek nitelikte insan kaynağı var mı? İK planlaması, maliyetleri
14 ) İşe alım, oryantasyon prosesleri standartlara uygun işliyor mu? İnsan kaynağının performansı ölçülüyor mu? Eğitim veriliyor mu ? Kariyer yolları belirli mi? Rotasyon var mı? Öneri ve ödül sistemleri mevcut mu? çalışan memnuniyeti ölçülüyor mu?
15) Hukuk – outsourced
16) Bölgeler (üniteler) kendi içlerinde birer şirketcik gibi mi çalışıyor, yoksa merkeziyetçi bir yapı mı var ?
17) On-line veri akışı, girdi-çıktılara ait kod sistemi mevcut mu?
18) Ürün reçeteleri tutuluyor mu? Güncelleniyor mu ? Öngörülen maliyetler ile fiililer birbirini tutuyor mu?
19) Gerekli satınalma planlaması için satıştan tahmini satış rakamları alınabiliyor mu? Stok tutuluyor mu? Optimumda mı? Fire oranları belli mi? Düzenli takip edilebiliyor mu?
20) Tedarik Zinciri : İhtiyaçlar önceden planlanıp, bütçelenebiliyor mu? Alternatifli kaynaklar bulunuyor mu ? İhtiyaçlar zamanında tedarik edilebiliyor mu ? Uygunsuz girdiler iade edilebiliyor mu?
21) Nakit akışı sağlanabiliyor mu? Yatırım araçları kullanılabiliyor mu?
22) İhracat var mı? Teşvik kullanılabiliyor mu? KDV iadeleri alınabiliyor mu?
23) Biraz daha düşüneyim