İK’cının Teknoloji İle Dansı

Size gerçek bir hayat hikayesi anlatarak bir kaç soru sormak istiyorum.

Yıl 1992;

Ben çalışma hayatına 1991 yılında Türkiye’nin önde gelen bir mimarlık ofisinde Ankara’da başladım. Mimar olarak değil elbette. Üniversite birinci sınıfa giden öğrenci kimliğimle. O yıllarda bilgisayar nedir biliyorduk ama internet daha ortalarda yoktu.

Derken bir gün ofiste Almanya ile bir yazışma etabı yaşanması gerekti. Olayın çok içinde olmamakla birlikte yazılan rapor formatındaki mektubu çok iyi hatırlıyorum. Mektup için gerekli analiz verilerinin toparlanması, mektubun yazılması, pulunun yapıştırılması, postaya verilmesi 15 gün, Almanya’ya ulaşması ise yaklaşık 1 ayı almıştı. Almanya’dan gelecek cevabın da benzer bir akışa tabi olduğunu düşünürseniz, iki taraf arasındaki yazışma üç aşağı, beş yukarı 3 ay sürdü diyebiliriz. Bu üç aylık periyodun ikinci yarısında biz ofisçe “bakalım cevap ne gelecek?” diye oturup beklemiştik.

Şimdi sizden yazdığım süreci iş verimliliği ve insan etkinliği bakımından düşünmenizi istiyorum.

Yıl 2002

Artık İstanbul’dayım. Büyük bir toplulukta İK yöneticisi olarak çalışıyorum.

Derken bir gün ofiste bilgisayarımın başında otururken posta kuyuma Almanya ile yazışmam gereken bir e-posta geldi. Outlook’da yeni bir posta iletisine, ERP’den çektiğim raporu ekleyerek İngilizce mesajımı yazdım ve ‘gönder’e tıkladım. Mesaj karşı taraftan acilen beklendiği için büyük ihtimalle bir iki dakika içinde Almanya mesajımı okudu. Kendi verilerini ERP sisteminden çekti ve cevabını bana gönderdi. Bu süreç en fazla 30 dakikamızı aldı.

Sizce bu manzarayı “internet, iş verimliliği ve insan etkinliğinde farkını gösterdi” diye özetleyebilir miyiz?

Yıl 2012

Halen İstanbul’dayım. Artık iş hayatıma İK proje danışmanı olarak devam etmekteyim.

Derken bir gün İstiklal Caddesi’nde yürürken Almanya’dan bir mesaj geldi. Cep telefonumdan mesajı okudum. Yürüme tempomu biraz düşürerek mesaja hızlıca cevap yazdım. Almanya’nın istediği raporu içeren bir diğer mesajı da karşı tarafa yönlendirdim. Sanırım bütün süreç yaklaşık 4-5 dakikamı aldı.

Peki, mobil teknolojilerin iş süreçleri ve insan etkinliğine kattıkları hakkında ne düşünüyorsunuz?

Yıl 2022

1992’den 2012’ye geçen 20 yıllık dönemdeki değişimi bu süreci birebir yaşamış bir kişiden okudunuz.

Şimdi size soruyorum, takvimler 2022’yi gösterdiğinde ben Almanya ile nasıl ve ne kadar sürede iletişim kuracağım?

Düşünün, hayal edin.

 

İK Yazılımı Kullanmak Mı?

Bir İnsan Kaynakları profesyoneli veya danışmanının en önemli sorumluluklarından biri çalıştığı organizasyonun insan kaynakları uygulamalarını ve bilgi yönetimini ( HRIS) dijital platforma taşımaktır.

Bu cümleyi yazarken endüstriyel ilişkilerin takip edildiği bordro yazılımlarından bahsetmiyorum. Çünkü sadece özlük ve bordro işlemlerini yazılımdan takip ettiği için “İK yazılımı kullanıyoruz” diyen firmalar var.

Hayır, ben seçme yerleştirme, performans değerlendirme, eğitim, yetenek yönetimi ve yedekleme sistemlerini İK yazılımı üzerinden takip eden şirketlerden bahsediyorum. Ve diyorum ki, ülkemizdeki 1000 önde gelen yerel veya yabancı kuruluşa sorsam bunlardan belki ancak 50 tanesinde belirttiğim kapsamda İK yazılımı kullanılıyordur.

Ne kadar üzücü … sonra da insan kaynağının etkinliğinden, iş süreçlerinin verimliliğinden, yetenekleri elde tutabilmekten bahsediyoruz. Hatta piyasada insan kaynağının niteliğinin ne kadar beklentileri karşılayamadığından yakınıyoruz.

İşverenlerin iş piyasasındaki insan niteliğinden bahsetmeden önce kendi masalarına ve sorumluluklarına bakmaları gereklidir. Bünyesine aldığı insana hiçbir yatırım yapmayıp, onun tabir yerindeyse posasını çıkartıp, sonra da “tu kaka” demek biraz fazla kolaycılık oluyor. Ne ektiniz ki, ne biçiyorsunuz diye sormazlar mı?

Bunları neye dayanarak yazıyorsun derseniz, son 3-4 aydır yerel ve yabancı İK yazılım firmaları ile görüşüyorum. Bordro modülü satıyoruz diyorlar. Diğer modülleri işverenler “maliyet” diyerek almıyorlarmış. Gülünç. Eminim iş adamının altına aldığı son model cipten çok daha ucuz hepsi. Üstelik lüks tüketimin kişisel tatminden başka geri dönüşü yok, diğerinin ise topyekün geri dönüşü çok. Gerçek iş adamlığı acaba hangisine para harcamaktır diye düşünüyor insan?

Bu sabah Aralık ayının Capital dergisini okuyordum. Yılın en başarılı seçilen firmalarının en başarısız olduğu konular gördüm ki insan memnuniyeti, insana sunulan imkanlar, sosyal haklar üzerine. Bu değerlendirmeleri yapan en başarılı firmalarda durum bu ise, diğerletindeki insan faktörünün yaşadıklarını düşünüyorum, biliyorum ve içim sızlıyor.

Türkiye iş piyasası insana hak ettiği değeri ve saygıyı ne zaman verir, ona yatırım yapar, onu geliştirir, onu onurlandırır, “sen yoksan ben zaten yokum” derse yani sözde değil özde kurumsallaşırsa o zaman Türkiye şirketleri dünya liginde oynayabilecek. Yoksa taşıma suyla yani organizasyonlardaki birkaç kişinin insan üstü çabasıyla değirmen üç gün döner, beş gün döner. Böyle şirketlerin büyüme kapasitesi de o üç beş kişinin yapabilirliği ile sınırlıdır. O üç beş kişi gittiğinde de o şirketler tarih olur.

Gelelim İK’cılara …

İK’cıların sorumluluğu tepe yönetimin vizyonu ve stratejik hedefleri doğrultusunda yapılandırdıkları kurumsal yetenek ve bilgiyi birkaç kişinin hegamonyasından alıp tabana yaymaktır. Bunu en etkin şekilde yapabilmenin yolu da organizasyon için en doğru İK yazılımını satın almak veya içeride geliştirmektir. Bu iş verimliği ve işi yapmakta olan insanın etkin yönetilmesi için olmazsa olmaz koşuldur. (işi doğru yapmak verimlilik, doğru işi yapmak etkinliktir). İK’cıların yazılım teknolojileri konusunda kendilerini geliştirmeleri şarttır. Bilgisiz olduğumuz bir konuda ikna gücümüz de olamaz ve işte böyle bordro yazılımları ve kağıtlar üzerinden ilkel bir şekilde ile günü geçirmeye devam ederiz. Oysa ki kendi iş analizinizi yaparak organizasyon içinde bir İK yazılımınızı başarıyla ve minimum maliyetle geliştirmek hiç de zor değildir. İK bilgisi yanında tek ihtiyacınız olan bir yazılım mühendisi ve belki bir web tasarımcıdır. Son iki cümlem tecrübeyle sabittir.

2011’i Kapatırken 2012 Manzarası

Geçen yıl 30 Aralık günü 2011’in İK Trendleri başlıklı yazımı açtım. İnsan Kaynakları için Sosyal Medya, İK’da dış kaynak kullanımı, esnek çalışma modelleri ve bilgi yönetimine dikkat çekmişim. Sözde kuşaklar ayrımı ise bir başka önemli konu olmuş gündemimde.

2012’den de çok farklı bir manzara beklemiyorum doğrusu. Sadece bu yıl İK’cıların gündemine Linkedin’in nitelikli/kıdemli insan kaynağına ulaşmak konusunda işimize olabilecek katma değerini sıklıkla konuşacağız, merak edeceğiz, getirdiği hizmetleri denemek isteyeceğiz.

2011 bireysel iş performansıma gelince;

1. 365 günün 237’sinde Kaynağım İnsan’a yeni içerik girdim.

2. 23 farklı üniversitede (bazılarında 2-3 defa) İK semineri verdim, 8 zirve veya konferansa konuşmacı olarak katıldım.

3. 2011’de İK Danışmanlığı hizmetim ile mevcut iki müşterim ile çalışmaya devam ettim. Biri telekomünikasyon sektöründe kendi segmentinin lideri, diğeri ise dev bir kamu kuruluşu olmak üzere iki önemli yeni müşteri kazandım. Helen HRIS odaklı proje yürütüyorum.

4. Dev kamu kuruluşunda %100 kuruma özgü algoritmasıyla tasarladığımız İK Performans Gelişim Sistemi Yazılımını 2012 yılında hayata geçireceğiz. Bu kamu sektörü için bir ilk olacak. Geliştirmekte olduğumuz İK Yazılımının özel sektörün iştahını kabartacak kadar başarılı olduğunu düşünüyorum.

5. Ülkemizde tam gün süren ‘İnsan Kaynakları için Sosyal Medya‘ eğitimini ilk veren İK’cı olma hazzını yaşadığımı inkar etmeyeceğim. Eğitimi kitaba dönüştürmeyi zaman kısıtım nedeniyle başaramadım.

6. 2011 Blog Ödülleri’nde İş Dünyası blogları kategorisinde ilk 10’a kalmakla beraber ödül alıp alamayacağım 5 Ocak 2012 gecesi belli olacak. Büyük bir heyecanla ödül gecesini bekliyorum.

7. Facebook Kaynağım İnsan grubumda 1948, Linkedin Kaynağım İnsan Grubumda 530, Kaynağım İnsan Twitter hesabımda ise 1408 takipçim bulunuyor.

8. Kaynağım İnsan’a 2011’de iki yeni fonksiyon ekledim: Dünyadan İK ve Kaynağım İnsan TV. Kaynağım İnsan TV’nin de bir blog üzerinden izleyicisine ulaştırılan ilk İK video serisi olduğunu düşünüyorum.

9. Türk Amerikan İş Adamları Derneği’nin üç ayda bir yayınlanan AmCham Dergisi’nin İK yazılarını yazdım.

10. Farklı dergi ve sitelerde yazılarım yayınladı.

 

2012 Hedeflerime gelince

1. Ayda en az 20 adet blog yazısı/video üretmek,

2. Üniversite seminerleri, zirve veya konferans konuşmalarıma devam etmek (sayısı alacağım davete bağlı)

3. Mevcut dört ana müşterilerim ve üç eğitim kuruluşu ile olan iş ortaklığımı devam ettirmek.

4. Kamu kuruluşu iş ortağımın İK Performans Gelişim Yazılımını kurmak, kullanım eğitimlerini vermek, işletmek ve devretmek. Performans Yönetimi Sisteminin Eğitim Yönetimi, Öneri Sistemi ve kurguladığımız Ödül Yönetimi ile entegrasyonunu sağlamak.

5. Ortalama her ay bir defa mesleki eğitim vermek. (1-2 günlük)

6. Facebook Kaynağım İnsan grubu üye sayımı 3000, Linkedin Kaynağım İnsan Grubu üye sayımı 2000, Kaynağım İnsan Twitter hesabımdaki takipçi sayımı ise 3000’e çıkarmak

7. Kaynağım İnsan’ın takipçilerini blogumun yeni tasarımı ve Eğitim fonksiyonu ile buluşturmak

8. Kamu ve özel bir üniversitede İK dersi vermek

9. ‘Sosyal Medyanın İK İş Süreçlerine Etkisi Ve Sosyal Medya İK Uygulamaları: Neden, Nasıl?‘ isimli bir kitap yazmak

10. Farklı dergi ve sitelerdeki yazılarıma devam etmek

11. Doldurulacak hedef hanesi !!

.

İddialı ve beni ciddi şekilde zorlayacak hedef listemle ile 2012 bekle, GELİYORUM 😀

 

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi / HRIS 3 – Dış Kaynak Örneği

Dört bölümlük İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri / HRIS yazı dizimin ilk iki bölümünde teknoloji girdisinin İK süreçlerine neden ve nasıl entegre olması gerektiğinden bahsetmiştim. Yazı dizimin üçüncü bölümünde ise konuyu bir örnek ile daha anlaşılır hale getirmek istiyorum: Success Factors

Yıllardır gelişimini takip ettiğim ve başarılı bir İK çözüm ortağı olduğunu düşündüğüm Success Factors kurumların HRIS dış kaynak kullanımı için çok yerinde bir seçim olabilir. Neden mi?

Success Factors’ın büyük ölçekli kuruluşlar için İş Yönetim Çözümleri olarak olarak sunduğu 20 ayrı çözümü, küçük kurumlar ise ayrı açılımları bulunuyor. İş analizinden, işgücü planlamasına, işe alımdan, performans yönetimine, kariyer planlamasından başarı yönetimine, İK metriklerinden raporlamasına, mobil uygulamalardan sosyal medya çözümlerine, yetenek kıyaslamalarından ücret yönetimine, eğitimden hedef yönetimine bir İK’cının isteyebileceği her fonksiyonu yıllar içinde geliştirdi Success Factors.

Elbette bir yazılımda bu fonksiyonların varlığından ziyade fonksiyonların içeriğinin kurumun ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamayacağı çok önemli. İşte bu aşamada İK bölümleri kendi çıkardıkları işi ve ötesini düşünebilmeli. HRIS’ın bir kurumun en önemli yapı yaşlarından biri olduğunu belirtmiştim. Dolayısıyla tercih edilen dış kaynağın kullanımda belki de önemli ölçütlerden biri de kurumsal İK’yı olumlu yönde geliştirebilmesi olmalı.

Success Factors sitesinin sağ üst köşesinden dil seçimi yapabiliyorsunuz ama ne yazık ki seçenekler arasında Türkçe yok. Bence büyük eksiklik. Yazılımlarını Türkçeleştirseler eminim ülkemizden de pek çok kurumun ilgisini çekebilirler.

.

Diğer yazılar:

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi / HRIS 1

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi / HRIS Teknolojisi 2

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi / HRIS – 1

İnsan Kaynakları uygulamalarının etkinliği bilişim teknolojilerinin kullanımı sayesinde özellikle son on beş yıl içinde bambaşka boyutlara ulaştı.

Örneğin eskiden bir performans değerlendirme sistemi kurmak adına kafanızda idealize ederek kurguladığınız iş süreci, hayata geçirilmek istendiğinde aşırı zaman alan, zor anlaşılan, İK müşterisini (şirket yöneticileri ve çalışanları) bezdiren, hantal ve nadir güncellenebilen bir uygulama halini alıyordu. Bu sancılı akış nihayetinde kurumun her seviyedeki insanının İK’nın etkinliğine dair inancını ve beklentisini azaltıyordu.

Ancak artık herşey çok değişti. Teşekkürler sana teknoloji, teşekkürler sistem ve yazılım mühendisleri 🙂

Kurumlar, ister İK iş süreçlerini kendi yazılımlarını üreterek işletmeyi seçsinler, ister dış kaynak kullansınlar, artık İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (Human Resources Information System) sayesinde İK’cıların işi geçmişe kıyasla çok kolay. Doğru seçilmiş bir İnsan Kaynakları yazılım çözümü iş süreçlerinin yürütülmesi, kontrol edilmesi, ölçülmesi, raporlanması ve geliştirilmesinde büyük verimlilik kaynağı, hatta kurum kültürünün en önemli yapı taşlarından biri.

Tek yapmamız gereken şirketimizin üst yönetimini ihtiyacınızı karşılayacağını düşündüğünüz bir İK yazılım çözümünün devreye alınması konusunda ikna edebilmek, bu yatırımı yaptırabilmek. Teknolojinin İK süreçlerine dokunuşuyla birlikte şirketin çok daha sağlıklı büyüyeceği ve yönetilebileceğini karar mercilerine anlatabilmeliyiz.

Uluslararası ve çoğunluk büyük Türk topluluk/şirketlerinde HRIS’ın çok aktif kullanıldığını görebiliyoruz. Peki, neden orta ve küçük ölçekli şirketler HRIS’e yönelmiyor? HRIS maliyetinin, getireceği fayda yanında devede tırnak kalacağının neden farkında değiller? Bu farkındalığın oluşmamasının gerisinde biz İK’cıların konu hakkındaki bilgisizliği yatıyor olabilir mi? Biz İK’cılar teknoloji ile ne kadar dostuz?

Bardağın boş tarafına bakmaktansa doluya yönelmeyi tercih edenlerdenim.

Eğer HRIS ile ilgilenen ve şirketinize bu yatırımın yapılması konusunda çalışma başlatan bir IK yöneticisi/şirket sahibi iseniz çözüm ortağı arayışına girmeden size birkaç tavsiyem olacak. Neler mi?

Cevabını bu yazı dizimin gelecek bölümlerinde okuyacaksınız.

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi / HRIS Teknolojisi – 2