“Bazen dünyadaki en kötü işe sahip olduğumu düşünüyorum! … ‘Ya..doğru!’

Kaynağım İnsan’a Google üzerinden gelen ziyaretçilerden biri şöyle yazmış: görev tanımı nasıl yapılır?

Bilemiyorum tekrar bloga gelir mi aynı ziyaretçi ama ben yine de sorusuna hemen kısaca cevap vereyim istedim.

Görev tanımını yapacağınız pozisyonda çalışan kişi veya pozisyon yeni açılmış ise o pozisyonu açan yöneticiyi karşınıza alırsınız. Biz örnek olarak pozisyonda çalışan bir kişinin bulunduğunu düşünelim. Pozisyonumuz ise Satış Uzmanı olsun.

Pozisyonu dolduran kişiye 5N 1K kuralını uygularız aynen mülakatlarda olduğu gibi; ne, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim sorularını yöneltiriz.

Satış uzmanı örnek görev 1: Bölüm Yıllık Satış Bütçesinin hazırlanabilmesi için, her yıl sonu Aralık ayı itibariyle, gelecek yıla ait Bireysel Yıllık Satış Bütçesinin, sorumlu olunan bayilerden alınan gelecek yıla ait satış öngörüleri değerlendirilerek, SAP üzerinde oluşturulması, bölüm müdürünü onayına sunulması ve gerekli durumlarda revizyon işlemlerinin yapılması

Şimdi yukarıdaki görevi inceleyelim.

Satış uzmanı satışından sorumlu olduğu ürün grubunun neyini oluşturmaktadır? …. Bireysel Yıllık Satış Bütçesini

Satış uzmanı Bireysel Yıllık Satış Bütçesini neden oluşturmaktadır ? …. Bölüm Yıllık Satış Bütçesinin hazırlanabilmesi için

Satış uzmanı bütçesini ne zaman oluşturmaktadır? ….. Her yıl Aralık ayı itibariyle

Satış uzmanı bütçesini nasıl oluşturmaktadır? ….. Sorumlu olduğu bayilerden aldığı öngörüleri değerlendirerek

Satış uzmanı bütçesini nerede oluşturmaktadır?  … SAP üzerinde

Satış uzmanı bütçesini onaylanması için kime vermektedir? …. Bölüm müdürüne

Yukarıda bahsi geçen satış uzmanının bu detaylandırılmış görevi şöyle de yazılabilirdi : “Bireysel Yıllık Satış Bütçesinin oluşturulması”. Bu tanım da yanlış değildir ama eğer işe yeni başlayan bir kişi bu görev tanımının altındaki detaylar hakkında bir şekilde bilgilendirilmezse, neyi, ne zaman, nasıl, nerede, neden, kime yönelik yapacağı sadece sözlü aktarılırsa, uzun vadede bu kurumsal iş akışlarında karmaşıklıklara, yanlışlıklara neden olabilir. Özellikle çapraz bölümlerle yürütülen işlerde diğer bölümlerle olan iş bağlantılarının net kurulması işlerin düzgün yürümesi bakımından çok önemlidir.

Satız uzmanı örnek 2:  Nakit akışına yansımaları nedeniyle tahsilat gecikme ve değişme tarihleri üzerine Mali İşler bölümünün acilen yazılı haberdar edilmesi

Ne haberdar edilecek? …… Geciken tahsilat ve değişme tarihi

Ne zaman haber veirlecek? …. acilen

Nasıl/nerede haberdar edilecek? ….. yazılı olarak

Kime haber verilecak? …… Mali İşler bölümüne

Neden haber verilece? …… nakit akışına yansıması nedeniyle

Görüldüğü gibi satış uzmanın Mali İşler bölümü ile olan alışverişi diğer bölümün işlerinin aksamaması amacıyla çok net kurulmuştur. Eğer buradaki zaman detayı “acilen” ibaresini kaldırırsak, bildirim süresi satış uzmanın keyfiyetine kalacaktır ve bu da diğer bölümü mağdur edebilecektir.

Kısacası bir insan kaynakları uzmanı görev tanımı yaparken pozisyondaki kişiye değil, iş akış sürecine odaklanmalı ve yapılan işi 5N 1K kuralı çerçevesinde incelemeli ve görev tanımlarını yazılı oluşturmalı ve en an yılda bir defa tanımları revize etmelidir.

İş analizi ve iş değerlendirmesi ise görev tanımından çok farklı bir incelemelerdir. Onlar da başka yazılarımın konusu olsun.